Czy trzeba mieć pieczątkę firmową
Masz dopiero co zarejestrowaną pozarolniczą działalność gospodarczą, zdobyte NIPy, REGONy, może nawet „w pocie czoła” KRS. Gratuluję. Kolejnym krokiem wielu startujących przedsiębiorców jest nasz bohaterski gadżet. Ale czy trzeba mieć pieczątkę firmową? Bez niej w świadomości wielu kontrahentów nie istniejesz. Jak to, firma bez własnej pieczątki? Pewnie jakaś ściema.
Wiedz o tym, że przepisy prawa nie wymagają od Ciebie pieczątki firmowej. To Twoja sprawa.
Dlaczego jednak warto ją wyrobić?
Trzeba mieć pieczątkę firmową, by spokojnie funkcjonować na rynku
Prawo nie zmusza Cię do posiadania pieczątki firmowej. Rozsądek jednak podpowiada, że trzeba pieczątkę wyrobić. Pozwól, że Ci wypunktuję dlaczego.
- Oszczędzasz czas i ilość swojej pracy. Jedno odbicie i już masz na fakturze, druku przelewu czy przesyłce firmowej kilka czytelnych dla wszystkich, linijek tekstu. A jak masz stos faktur do parafowania? To aż miło, tak sobie popieczętować jak pani na poczcie, zamiast za każdym razem wypisywać wszystko odręcznie.
- Ściąga z kontaktu do Ciebie. Klient za jednym „rzutem oka” widzi, jak się nazywasz lub jaka jest nazwa Twojej firmy. Ma do Ciebie numer telefonu, zna Twój adres korespondencyjny (tradycyjny lub/i mailowy). A nuż go kiedyś wykorzysta!
- Wiarygodność i renoma Twojej firmy. No niestety, o tym już wspomniałem na wstępnie. Z powszechnym przekonaniem o wysokiej randze pieczątki nie wygrasz, choćby znał Cię Google. Ponadto, gdy odbijasz pieczątkę, to jednocześnie poświadczasz w pewien sposób prawdziwość jej danych. Google nie zawsze nadąża za ich zmianą, np. siedziby. Aha, no i zdarzają się banki czy inne sformalizowane instytucje, które powołując się na swój regulamin, nie obsłużą Cię, gdy nie masz pieczątki.
- Niewielki koszt wyrobienia i krótki czas oczekiwania. Wiem – wraz z początkiem działalności ponosisz dużo wydatków i kasy w kasie zaczyna brakować. Wyrobienie pieczątki z pewnością nie wykończy Cię finansowo. Jeżeli nie będziesz miał wygórowanych oczekiwań, to jednorazowo zmieścisz się na pewno w kwocie 100 zł za sztukę, a w razie konieczności zmiany danych na pieczątce, wymieniasz tylko gumkę za przysłowiowe grosze. Wyrobienie pieczątki, gdy zależy Ci szczególnie na czasie, może zająć tylko godzinę.
Jakie dane na pieczątce firmowej?
Powstrzymaj się od elaboratu. Współcześnie czytamy coraz mniej i naszą uwagę przykuwają krótkie nagłówki. Niech Twoja pieczątka firmowa będzie zatem syntetyczna i czytelna. Wtedy ją przeczytają. Z takiej pieczątki łatwiej jest też wyłowić potrzebną frazę, choćby nazwę firmy, którą zaraz można wpisać w rzeczonego Googla i doczytać sobie szczegóły Twojej działalności na stronie internetowej czy w profilu w mediach społecznościowych. Zatem: imię, nazwisko, firma, ewentualnie forma działalności (np. sp. z o.o.), adres korespondencyjny tradycyjny lub e-mail, numer telefonu, NIP i REGON, względnie KRS. I już, wystarczy. Pieczątka taka będzie niewielka i schowasz ją do kieszeni, bez konieczności targania z jej powodu aktówki.
Wybór koloru tuszu i kształtu pieczątki (owalny, prostokątny, trójkątny) pozostawiam Tobie, odradzam jednak kolor czarny, bo „na pierwszy rzut oka” wygląda jak ksero, czerwony natomiast kojarzy mi się subiektywnie z instytucjami państwowymi (szkoły, urzędy, sądy).
Oprócz tradycyjnej „firmówki” w jednej lub kilku sztukach, w zależności od potrzeby, w Twoim przedsiębiorstwie przyda się datownik i pieczątka imienna – w szczególności dla osób decyzyjnych, np. przy zawieraniu umów, podpisywaniu pism przewodnich. W przypadku tej ostatniej, doradzam całościowo pominięcie tytułów naukowych przed imieniem i nazwiskiem (chyba, że któremuś z pracowników wybitnie na tym zależy), bo może to rodzić dysproporcje w kontaktach biznesowych i ambiwalentne odczucia. Tytuł naukowy zdobywa się wszak głównie dla siebie, prawda?
Jest jeszcze tzw. faksymile, czyli kopia odręcznego podpisu, który sprawdzi się w przypadku podpisywania dużej ilości kartek okolicznościowych, broszur informacyjnych i innych dokumentów do klientów, nie zastąpi jednakże własnego, odręcznego i czytelnego podpisu w kontaktach z instytucjami publicznymi, np. urzędem skarbowym czy sądem powszechnym.
Jeżeli lubisz gadżety, możesz sobie zamówić pieczątkę w długopisie i będziesz miał takie „2 w 1”. Jeżeli jesteś szczególnie dumny ze swojego logotypu, również możesz go uwzględnić w pieczątce firmowej, a nawet zamówić pieczątkę wielokolorową. Wybór należy do Ciebie.
Posiadanie pieczątki nie jest wymagane prawem. Kiedyś rozpoczynając działalność gospodarczą takie zalecenia były, natomiast dziś to już tylko wybór przyszłego przedsiębiorcy. Jednak decydując się na zakładanie firmy warto jest przeznaczyć parę złotych na wyrobienie pieczęcie firmowej. Nie jest to oczywiście wymóg, jednak zdecydowanie lepiej prezentuje się pismo czy faktura z pieczęcią firmową niż bez niej.